Datenschutzerklärung
[Anwalt: Vollständigkeit, Rechtsgrundlagen und Pflichtangaben nach Art. 13 und 14 DSGVO prüfen. Dieser Entwurf beschreibt nur, was die Software technisch tut.]
1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Verantwortlicher für die Plattform selbst (Anmeldung, Betrieb, Protokolle) ist {Betreiber}, {Anschrift}, E-Mail {Kontakt-E-Mail}.
Die Betriebe, die Schott Office nutzen (Mandanten), sind für die Daten ihrer Kunden, Mitarbeiter und Belege selbst verantwortlich. {Betreiber} verarbeitet diese Daten in deren Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
2. Welche Daten auf der Plattform verarbeitet werden
- Konto und Anmeldung: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und das Passwort der Benutzer eines Mandanten. Das Passwort wird nur als Prüfwert (Hash mit Salz) gespeichert. Anmeldungen und Fehlversuche werden mit Zeit und Absenderadresse protokolliert.
- Geschäftsdaten des Mandanten (Kunden, Angebote, Rechnungen, Dokumente, Fotos, Termine): jeder Mandant hat eine eigene Datenbank und einen eigenen Datenordner.
- Zugriffsprotokolle des Servers: IP-Adresse, Zeit und aufgerufene Adresse. Speicherdauer: {Log-Speicherdauer}.
- Zustimmungen: welches Dokument in welcher Fassung wann von welchem Benutzer und von welcher Adresse aus angenommen wurde.
3. Cookies und lokaler Speicher
Schott Office nutzt nur technisch notwendigen lokalen Speicher im Browser (Anmeldung, verschlüsselter Offline-Speicher, zwischengespeicherte Programmdateien). Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking.
4. Rechtsgrundlagen
[Anwalt: Rechtsgrundlagen je Verarbeitung nennen.]
5. Empfänger und Unterauftragnehmer
Hosting: {Hosting-Anbieter}, Standort {Hosting-Standort}. Weitere Unterauftragnehmer stehen in der Liste der Unterauftragnehmer (Anlage 2 zum AVV). KI-Funktionen werden nur genutzt, wenn der Mandant eingewilligt hat.
6. Speicherdauer und Löschung
Kündigt ein Mandant, kann er seine Daten exportieren. Die Löschung des Kontos wird vorgemerkt und nach 30 Tage endgültig ausgeführt; dabei werden Datenbank, Dokumente, Sicherungen und Schlüssel des Mandanten gelöscht. Über die Löschung bleibt nur ein Protokoll ohne Geschäftsdaten (Kennung, Zeitpunkte, Anzahl der Dateien).
7. Ihre Rechte
[Anwalt: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf einer Einwilligung, Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde {Aufsichtsbehörde} – Text ergänzen.]
8. Änderungen
Diese Erklärung trägt eine Fassung und ein Datum (siehe oben). Bei einer neuen Fassung wird die Zustimmung erneut eingeholt, soweit erforderlich.